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Comptabilité générale

IV. 17. Le solde de chaque compte et la balance

 

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Nous avons enregistré toutes les transactions d'un exercice complet dans les comptes. Dans notre exemple nous avions 19 transactions dans le journal de l'exercice. Elles ont été enregistrées (avec chaque fois deux écritures) dans 15 comptes.

Voici les 19 transactions :

transactions

 

et les 15 comptes dans lesquels nous les avons enregistrées :

accounts

 

Ces 15 comptes forment le grand livre du système comptable de l'entreprise.

Examinons une sélection des comptes (pour l'instant l'ordre dans lequel on les considère n'a pas de signification particulière).

 

 

Compte de banque.

bank account

Le compte de banque a "reçu" 17000 € (enregistrés dans la colonne débit) et a "donné" 14500 € (enregistrés dans la colonne crédit).

Nous disons qu'il a un solde en débit de 2500 €. Et nous le notons comme ceci :

balance

 

 

Note historique : calcul du complément et du solde (en anglais, = "balance carried down and balance brought down").

Avant l'informatisation de la comptabilité dans les années soixante, les comptables employaient parfois une méthode traditionnelle de calcul du solde qui trouvait son origine dans l'histoire de l'arithmétique :

  1. ils calculaient le total de chaque colonne, débit et crédit
  2. puis ils inscrivaient dans la colonne au total le plus petit, la différence avec l'autre, c'est-à-dire un "complément" afin que les deux colonnes aient alors le même total
  3. puis ils reportaient ce complément de l'autre côté sur la ligne tout en bas. Et cette dernière valeur était le solde.

Dans la comptabilité anglo-saxonne, ce que nous appelons ici le "complément" porte le nom de "balance carried down" (abréviation : balance c/d).

balance

 

Et, toujours dans la compabilité anglo-saxonne, le report de l'autre côté porte le nom de "balance brought down" (abréviation : balance b/d).

C'est ce que nous appelons simplement le solde.

balance

Le sens traditionnel de "solder un compte" est l'application de cette technique de complément d'un côté et report de l'autre côté (dans le même compte ou ailleurs, peu importe). Au dessus de la ligne finale "solde", le compte est dit "clos" ou "cloturé". En d'autres termes "solder un compte" est le remplacer par une seule ligne de solde.

Solder un compte est une sorte de transaction car en ajoutant ainsi le complément dans une colonne et le solde (du même montant) dans l'autre, on n'affectait pas la différence arithmétique entre les totaux de deux colonnes, ni la correction de la comptabilité en général.

Ensuite, pour chaque compte de charges et de produits, ce solde était, par la même technique de double entrée, transféré dans le compte de résultat : compensation du solde en l'inscrivant de l'autre côté dans le compte, et inscription à nouveau du même côté dans le compte de résultat.

Ces manipulations nous paraissent aujourd'hui alambiquées, mais rappelez-vous que la comptabilité fut inventée en Italie du Nord à une époque, les XIIIe et XIVe siècles, où les calculs avec les chiffres arabes étaient tout à fait nouveaux et abstraits, et les signes + et - n'avaient pas encore été inventés. Ils furent inventés vers l'an 1500. Ainsi on effectuait une soustraction ou un transfert de solde vers un autre compte avec cette méthode de "complément".

Après cette section historique, en pratique nous n'utiliserons jamais le "complément" mais seulement le "solde". (Pour finir, en anglais, quand on parle de "balance of an account" sans préciser, il s'agit de la "balance brought down", c'est-à-dire du solde.)

 

 

Compte de capital

capital account

Le compte de capital est celui qui laisse en général les néophytes les plus perplexes.

Parmi les nombreuses questions que soulève le compte de capital on peut noter :

Le compte de capital enregistre les "reçus" donnés aux propriétaires qui viennent de verser le capital initial qui permettra à l'entreprise de démarrer. Ces reçus s'appellent des actions. Et les propriétaires s'appellent des actionnaires.

Le compte de capital ne compte pas à proprement parler l'argent qui est allé dans l'entreprise, mais comme le versement du capital initial est une transaction la valeur des reçus est égale à la valeur de l'argent injecté.

L'argent injecté lors de cette transaction initiale va soit dans la caisse soit dans le compte de banque. Dans notre exemple, traité dans les deux dernières leçons, il est allé dans la caisse.

Du côté du compte de capital, il n'y aura plus de mouvement dans le compte tant que les actionnaires ne remettront pas du capital supplémentaire dans leur entreprise – ce qui souvent n'arrivera plus jamais.

En revanche l'argent arrivé dans la caisse va servir à beaucoup de choses. Il y aura beaucoup de mouvements. Mais cela ne concerne pas le compte de capital.

Dans notre exemple, le compte de capital a été impliqué seulement dans la toute première transaction. Il comporte donc une seule écriture. Et son solde est en crédit de 10000 €.

 

 

Compte de caisse

cash

Le compte de caisse et le compte de banque sont les deux comptes qui ont le plus d'entrées, en d'autres termes qui enregistrent le plus de mouvements.

Ici le compte de caisse a "reçu" 16000 € (le total de la colonne débit), et a "donné" 15000€ (le total de la colonne crédit).

Donc son solde est de 1000 € en débit.

Rappelez-vous : un compte de caisse ne peut pas être en crédit, car il ne peut pas contenir moins que 0 euros en billets et pièces.

 

 

Compte de Deirdre (fournisseur de marchandises)

Deirdre est notre fournisseur de biens, encore appelés marchandises. Nous lui achetons des marchandises que nous revendons sans transformation physique, car nous sommes seulement une boutique. (Nous utilisons indifféremment les termes biens ou marchandises.)

supplier

Nous aurions pu passer ces écritures dans un compte général "compte de fournisseurs", qui aurait aussi servi à enregistrer nos promesses de paiement (en d'autres termes nos dettes) pour l'acquisition d'une camionnette et de machines. Mais nous avons décidé d'établir des comptes différents pour chacun de nos fournisseurs : comptes de Deirdre, de Jacques et de Jules.

Nous avons acheté pour 7000 € de marchandises à Deirdre (175 articles à 40 € pièce), et nous lui avons seulement payé durant l'exercice 1500 €. Donc le compte est en crédit de 5500 €. Cela signifie que nous devons encore 5500 € à Deirdre.

On voit la commodité des comptes : ils permettent de lire immédiatement ce qu'on possède, ou ce qu'on doit à qui.

Tant que nous n'avons pas réglé notre dette à Deirdre, elle fait partie du passif de l'entreprise.

 

 

Compte de Jacques (fournisseur de machines)

Jacques est l'entreprise à qui nous avons acheté des machines. Nous les avons achetées à crédit. C'est pourquoi nous avons dû ouvrir un compte pour enregistrer notre dette envers Jacques.

machinery

La ligne du 27 janvier montre que nous avons obtenu un crédit de 5000 €.

Nous l'avons réglé le lendemain. Donc le compte à un solde de zéro.

 

Nous n'allons pas examiner tous les comptes. Tournons-nous maintenant vers le compte enregistrant l'emprunt qu'a fait la boutique.

 

 

Compte d'emprunts à long terme

loan

La boutique de Jean a contracté un emprunt de 2000 € auprès d'un prêteur, sa banque, une autre banque, ou un prêteur d'une sorte ou d'une autre. Plus tard nous verrons comment on peut aussi emprunter de l'argent directement auprès des marchés financiers. Les marchés sur lesquels on peut vendre des obligations (= emprunter de l'argent) s'appellent les marchés obligataires.

Et nous n'avons pas encore commencé à le rembourser. Donc le compte d'emprunts à LT présente un solde de 2000 € au crédit.

C'est une dette de l'entreprise. Elle fait partie du passif.

En outre ce type de dette coûte de l'argent (contrairement au crédit commercial obtenu d'un fournisseur, qui est gratuit). Chaque année il faut payer des intérêts sur la part de dette qui n'est pas encore remboursée. C'est une sorte de loyer de l'argent.

Le paiement d'intérêts serait traité comme une autre transaction, faisant intervenir un compte d'intérêts financiers et le compte qui les paie (caisse ou banque), mais dans cet exercice nous avons supposé que nous n'avions pas encore payé d'intérêts non plus.

 

 

Compte des moyens de production

machinery

Ce compte enregistre un actif qui est arrivé dans l'entreprise. Il s'agit de machines. Elles font partie des immobilisations corporelles, comptes n° 21... du Plan comptable général.

Il faut bien comprendre que ce n'est pas le compte où nous enregistrons l'argent dû à Jacques ou le paiement que nous lui avons envoyé.

C'est un compte qui enregistre un type d'actif possédé par l'entreprise.

 

 

Mini logiciel comptable

Nous n'allons pas regarder tous les comptes un par un, mais la lectrice ou le lecteur est fortement encouragé à le faire à l'aide du mini logiciel comptable qui accompagne ce cours.

 

 

La balance

Finalement, nous préparons la liste des soldes de tous les comptes.

Ce document s'appelle "la balance" de fin d'exercice.

trial balance

Les deux colonnes, débit et crédit, doivent avoir le même total, car tous les enregistrements dans les comptes comprenaient une entrée en débit quelque part et une entrée du même montant en crédit ailleurs.

Si les deux colonnes n'ont pas le même total, nous savons qu'il y a une erreur dans notre comptabilité.

Mais si les deux colonnes ont le même total, cela ne prouve pas que la compta ne contient pas d'erreur. Nous pouvons avoir fait deux erreurs qui se compensent, ou bien enregistré des transactions dans les bonnes colonnes mais les mauvais comptes.

 

 

Progression dans les procédures comptables d'un exercice complet

Dans le schéma suivant, en le lisant de gauche à droite nous avons atteint la balance.

process
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Dans les leçons suivantes, nous étudierons les régularisations qu'il faut encore effectuer sur cette balance, pour prendre en compte des consommations qui n'apparaissent pas dans le journal ainsi que d'autres ajustements, afin de pouvoir calculer aussi précisément que possible les coûts (payés ou pas) qui ont été encourus par l'entreprise pour créer les ventes de l'exercice.

Nous passerons ainsi de la balance à la balance finale.

Ensuite nous verrons comment à partir de la balance finale préparer le compte de résultat et le bilan.

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