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Comptabilité générale

V. 23. Charges constatées d'avance et charges à payer

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Examinons à nouveau la balance préparée à la fin de l'exercice.

Bien qu'en réalité, au cours d'un exercice comptable une entreprise aura des milliers de transactions listées chronologiquement dans le journal, et qu'elles seront enregistrées dans des centaines de comptes dont les soldes apparaîtront dans la balance, les 15 comptes ordinaires et 6 comptes de régularisation de la balance ci-dessous sont suffisants pour illustrer les idées que nous voulons expliquer.

trial balance

Les comptes en bleu correspondent aux régularisations que nous avons déjà étudiées.

A présent tournons-nous vers les deux derniers types de régularisation que nous allons apprendre dans ce cours :

 

 

Charges constatées d'avance : supposons que dans les 1500 euros de dépenses diverses, enregistrées durant l'exercice par la comptabilité et dont le solde apparaît dans la balance ci-dessus (car nous avons reçu les factures et nous les avons traitées), une partie concerne en réalité des consommations que nous ferons l'année prochaine.

Supposons que 1000 € soient vraiment des consommations de cette année, et 500 € seront consommés seulement l'année prochaine (par exemple, si nous achetons à la fin du mois d'octobre pour trois mois de fioul).

 

 

Etant donné que l'un des objectifs de la comptabilité est de calculer aussi précisément que possible les charges qu'il faut mettre en regard des ventes dans le compte de résultat, afin de connaître exactement le bénéfice ou la perte de l'exercice, la charge de 1500 € dans le compte de résultat ci-dessous est incorrecte.

income statement

Une partie des dépenses diverses de 1500 € est en réalité une charge de l'année prochaine.

 

 

Technique comptable de la régularisation pour les charges constatées d'avance. Si la charge constatée d'avance est 500 €, qu'elle ait déjà été payée en cash ou seulement avec une promesse ne fait pas de différence, nous allons faire les deux écritures suivantes :

nous créditons le compte des dépenses diverses de 500 €, avec pour effet de ramener son solde à 1000 €

shop expenses

et nous débitons de 500 € un nouveau compte intitulé "Charges constatées d'avance" qui fait partie des comptes de bilan (nous aurions pu ajouter le suffixe B pour insister sur ce point). En d'autres termes, ce sera un compte enregistrant un actif de l'entreprise (même si c'est un actif à durée de vie courte)

prepayments

 

 

La balance est un peu modifiée. Les dépenses diverses de la boutique (pour l'exercice) sont ramenées à 1000 €, et un nouveau solde "Charges constatées d'avance" apparaît avec 500 € en débit.

new trial balance

 

Le compte de résultat change aussi :

new income statement

 

 

Charges à payer : symétriquement, supposons que durant l'exercice nous ayons acheté et consommé des facteurs de production, les factures desquels ne nous sont pas encore parvenues. Alors ces transactions n'apparaissent pas dans notre comptabilité.

En effet, légalement une transaction ne peut être enregistrée par la comptabilité que si il y a une pièce justificative (en général une facture).

Mais nous savons que ces consommations devraient être comptabilisées comme charges de l'exercice.

Supposons qu'il s'agisse de 100 €, à nouveau en dépenses diverses.

Alors nous allons passer la régularisation suivante :

 

 

Technique comptable de la régularisation pour les charges à payer. Nous débitons le compte des dépenses diverses, et nous créditons un nouveau compte intitulé "Charges à payer" qui fera partie lui aussi des comptes de bilan. Il enregistrera l'argent que nous devons à des fournisseurs ou autres créanciers, et que nous n'avons pas payé (pas même avec une promesse).

shop expenses

accruals

 

 

La balance finale et le compte de résultat définitif – comportant toutes les régularisations – sont les suivants :

trial balance

income statement

 

Nous avons terminé l'étude des différentes régularisations à faire sur la balance pour arriver à la balance finale, afin d'avoir des enregistrements et une vue exacts des charges de l'exercice.

L'étape suivante sera de calculer le compte de résultat (elle est déjà bien avancée :-) Plus précisément nous allons voir la technique pour extraire de la balance finale le compte de résultat et remplacer dans la balance finale tous les soldes de charges et de produits par un seul solde.

Puis nous nous tournerons vers l'autre document fondamental de fin d'exercice : le bilan – qui est une photographie à cette date-là de ce que l'entreprise possède et de ce qu'elle doit.

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