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Comptabilité générale

IV. 15. Enregistrement des écritures du journal dans les comptes (1)

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Introduction. Dans les leçons précédentes nous avons appris à enregistrer une transaction dans deux comptes. Dans cette leçon nous allons enregistrer toutes les transactions d'un exercice, et voir comment les comptes et le grand livre se remplissent.

De nouveau nous allons distinguer le compte de caisse et le compte de banque :

 

 

Mini logiciel de comptabilité. Le tableur mini_comptabilite.xls montrant toutes les transactions du journal et la mécanique de leurs enregistrements dans tous les comptes accompagne la leçon. On peut le considérer comme un logiciel de comptabilité rudimentaire.

Les montants en euros peuvent être changés, pour voir les conséquences, mais pas les transactions elles-mêmes (sauf à modifier profondément le tableur). Le tableur calcule une balance à la fin du cycle comptable, c'est-à-dire la liste des soldes de chaque compte à la fin de l'exercice.

Il présente aussi des proto- compte de résultat et bilan. Mais ceux-ci ne sont pas les compte de résultat et bilan définitifs, car ils sont calculés avant les régularisations de fin d'année. Leur but est de préparer notre étude des régularisations qui sera l'objet du chapitre V.

 

 

Une boutique. De nouveau, pour rester simple, nous considérons une boutique qui achète et vend des biens, encore appelés marchandises ou parfois produits, sans effectuer de transformation physique.

Elle utilise la méthode comptable traditionnelle qui consiste, lors d'un achat de biens, à enregistrer la transaction dans le "compte d'achats" (et le compte qui a servi à payer) et à ne s'occuper du calcul des stocks qu'à la fin de l'exercice.

La figure ci-dessous illustre la différence entre une boutique qui achète et vend sans transformation et un producteur de vêtements qui achète des pièces de tissu et du fil, et avec des machines à coudre et d'autres outils, fabrique puis vend des produits finaux.

 

 
Achats et investissements

Produits vendus

Boutique
dress
dress
Producteur raw materials dress

 

 

Deux prix. Les biens ou marchandises qui passent par la boutique ont deux prix :

Dans cet exemple il n'y a, encore une fois, pas de TVA (taxe sur la valeur ajoutée) en sus de notre prix de vente.

 

 

Une simplification de la réalité. En réalité, sur l'ensemble d'un exercice, même les très petites entreprises (TPE) ont des centaines de transactions. Nous allons regarder seulement 19 transactions, prétendant qu'elles forment un exercice complet. Et nous regardons le premier exercice de la boutique. Donc la comptabilité démarre avec un ensemble de pages blanches.

Soulignons que cet exemple n'est pas une illustration de ce qu'est une bonne gestion. Il illustre seulement la mécanique comptable et l'évolution des comptes durant un exercice.

 

 

Voici le the journal de "l'entreprise de Jean" (= sa boutique) durant un exercice complet simplifié.

C'est la liste chronologique des transactions avant leur enregistrement dans des comptes.

transaction

 

 

Transaction 1 : Comme toujours la toute première transaction est le versement du capital initial : l'entreprise reçoit des fonds pour démarrer, et émet en échange des reçus appelés "actions" qu'elle donne aux propriétaires qui viennent de faire ce financement initial.

Enregistrons la transaction : Jean verse un capital initial de 10 000 € en cash, qui va dans la caisse de son entreprise.

Le compte de caisse reçoit 10 000 €, il est donc débité de cette somme

capital

 

et le compte de capital, qui enregistre les actions données à Jean, est crédité du même montant.

capital

 

 

Transaction 2 : Jean prend 8000 € de cash de la caisse et les porte à la banque pour les verser sur le compte courant de la boutique.

Rappel : ces opérations ont pour but d'illustrer la mécanique des comptes, pas de montrer précisément comment cela se passe dans la réalité. (En réalité, le capital initial est généralement payé par chèque et versé directement sur le compte courant de l'entreprise à la banque.)

Nous enregistrons dans le système comptable de la boutique la transaction, comme chaque fois dans deux comptes.

Le compte de caisse est crédité de 8000 €

cash to bank

 

et le compte de banque est débité de la même somme.

cash to bank

Il est important de comprendre que ce "compte de banque" est seulement un document, ou un fichier informatique, dans le système comptable de la boutique notant ce qu'elle a à la banque.

Ce n'est pas un document appartenant au système de données de l'établissement bancaire auprès de qui la boutique de Jean a ouvert un compte courant.

 

 

 

Transaction 3 : La boutique de Jean achète une camionnette de livraison à crédit auprès du garage de Jules, 3000 €.

Le véhicule entre dans nos actifs. Intitulons le compte qui l'enregistre le "compte des moyens de transport". (Nous utilisons "nous" pour "la boutique", par pour les affaires privées de Jean.)

van

 

et nous donnons en échange une promesse de paiement à Jules

van

Nous utilisons pour l'instant des intitulés de comptes informels, et aussi des descriptions de transactions informelles. Par exemple ici, nous avons introduit comme description "achète une camionnette à crédit à Jules". En fait, seul le mot "camionnette" est important. En effet, on sait qu'il s'agit d'un achat car c'est un crédit, et on sait que c'est un achat à crédit car nous sommes dans le compte de Jules. Si c'était un achat comptant, ce serait le compte de caisse ou le compte de banque qui serait crédité.

 

 

Transaction 4 : La boutique paie un trimestre de loyer d'avance, 1000 € par chèque.

Ce qui "arrive" dans notre entreprise est le droit d'occuper les locaux pendant un trimestre. Ce sera "consommé" durant le trimestre.

Débitons le compte qui reçoit quelque chose.

Le nom du compte est "loyer", ce qui peut être source de confusion car le loyer est en réalité la somme d'argent que nous payons et qui sort de l'entreprise. Ce que nous voulons enregistrer en débit dans ce compte-ci est le droit d'occupation que nous recevons. Cependant pour nous conformer aux usages appelons-le "compte de loyer".

rent

 

Et créditons le compte qui donne quelque chose.

Ce qui sort de l'entreprise est l'argent en paiement. Nous payons par chèque, donc nous créditons le compte de banque.

rent

 

 

Transaction 5 : Nous achetons des biens (= marchandises) à crédit à un fournisseur nommé Deirdre.

Nous achetons 100 articles à 40 € pièce.

Des biens pour un montant de 4000 € entrent dans la boutique (valorisés à notre prix d'achat). Comme nous appliquons les procédures comptables traditionnelles, nous enregistrons simplement ces biens dans un "compte d'achats". Nous ne nous occupons pas des stocks. Les calculs de leur évolution en fonction des achats et des ventes et de leur valeur finale seront effectués lors des régularisations de fin d'année.

Nous débitons le compte d'achats.

purchases

 

Ce qui sort de l'entreprise est du papier commercial (par exemple une traite) promettant de payer 4000 € à Deirdre à une date donnée dans l'avenir. Habituellement les fournisseurs sont payés entre 15 et 45 jours après l'achat.

Nous créditons le compte intitulé "compte du fournisseur Deirdre".

purchases

 

Nous utilisons encore des intitulés informels. Dans un cours d'introduction, nous choisissons les noms que nous voulons. Si vous préférez "compte des créditeurs" vous pouvez l'appeler ainsi. Notez qu'on peut avoir un compte de créditeur par fournisseur (avec chacun un intitulé qui le spécifie bien), ou quand il y en a très peu un compte des créditeurs unique.

Important : quand on apprend la comptabilité, on est parfois un peu perdu au milieu de tous les comptes et on se demande si le "compte de Deirdre" est un compte dans sa comptabilité à elle. La réponse bien sûr est non. Ce compte est juste une feuille de papier, ou un fichier informatique, dans notre système comptable à nous, que nous avons choisi de nommer "compte du fournisseur Deidre" car c'est là que nous notons ce qu'on lui doit.

Nous avons, en théorie, la plus grande flexibilité dans la création et la dénomination de tous les comptes de notre comptabilité – même si bien sûr le Plan comptable général donne des recommandations précises. Pensez à votre logiciel de courriel : vous ne gardez pas tous vos mails entrants dans un seul dossier intitulé "courriels entrants". Généralement vous les rangez dans différents dossiers que vous avez créés en fonction de ce qui est commode pour vous ("Anne", "Banque", "Ecoles", "Divers", "Perso", "Traductions", etc.). La même chose est vraie pour la comptabilité, mais en plus élaborée car chaque transaction est composée de deux mouvements, et est enregistrée dans deux comptes.

 

 

Transaction 6 : La boutique fait pour 1500 € de dépenses diverses payées par chèque.

Des choses diverses classées comme consommables entrent dans l'entreprise : nettoyage par un sous-traitant, décorations pour la vitrine, cintres, etc. (comptes 61 et 62 du plan comptable général, PCG).

shop expenses

 

et le compte de banque est crédité.

shop expenses

 

Répétons encore une fois qu'il s'agit d'une page dans la comptabilité de la boutique servant à suivre l'argent qu'on a à la banque. Notre compte de banque est maintenant "débiteur" de 5500 €.

Après cette dépense, du point de vue de la banque, notre compte en banque est "créditeur" de 5500 €.

 

 

Transaction 7 : Une vente !

Nous vendons pour 3000 € de biens (= marchandises) à Sarah. C'est-à-dire que nous lui vendons 30 articles, car notre prix de vente est 100 € par article. Nous lui accordons un crédit, donc nous ne recevons pas de paiement en cash mais seulement une promesse de paiement (ce que les Anglo-Saxons appellent un IOU, prononcer "Aïe Oh You").

Une promesse entre dans l'entreprise. Rappelez-vous que c'est l'origine de la comptabilité en partie double : la réception de valeur, qui n'est pas de l'argent mais du papier client en paiement de quelque chose que nous vendons. Cela rend facile de se remémorer la règle : valeur qui entre = débit dans un compte.

sales

Nous avons intitulé ce compte "Compte de Sarah (une cliente)". Bien sûr, il fait partie des comptes de débiteurs (comptes 410 du PCG). Mais nous avons le choix de n'utiliser qu'un seul "compte des débiteurs" ou bien de créer plusieurs comptes, un pour chaque client achetant à crédit, et, dans notre première approche pédagogique, leur donner les noms qu'on veut (de même que dans votre logiciel de courriel, quand un dossier devient trop gros vous pouvez le fractionner en plusieurs dossiers).

En ce qui concerne ce qui sort de l'entreprise, nous utilisons le "Compte de ventes". Rappelez-vous qu'il s'agit d'un compte qui a été conçu pour calculer plus tard commodément le profit (ou la perte) de l'exercice.

Quant au suivi des marchandises quittant effectivement la boutique, nous avons vu qu'en compta traditionnelle nous nous en occuperons seulement à la fin de l'exercice. Il sera alors facile d'appliquer la formule :

ventes - coûts complets = profit (ou perte)

sales

 

 

Transaction 8 : La boutique de Jean envoie un chèque au garage de Jules en réglement de ce qu'elle lui doit.

Ce qui sort de l'entreprise est de l'argent (sous forme d'un chèque tiré sur notre compte courant à la banque).

garage

Nous vérifions que nous avons bien l'argent à la banque pour couvrir ce chèque. C'est le cas : avant le chèque notre solde était de 5500 €.

Après le chèque il n'est plus que de 2500 €.

 

Et ce qui "entre dans l'entreprise " est en réalité l'annulation de la promesse que nous avions donnée à Jules.

garage

 

 

Transaction 9 : Nous recevons un paiement partiel de Sarah, 2000 € en espèces.

Ce qui entre dans l'entreprise est 2000 € de cash. C'est un débit dans le compte de caisse.

partial payment

 

Ce qui "sort de l'entreprise" est 2000 € de promesses que nous détenions dans nos actifs et qui sont annulées par le paiement partiel de Sarah.

partial payment

 

 

Transaction 10 : Nous portons les espèces de Sarah à la banque.

bank

À présent notre solde à la banque (que nous pouvons suivre dans notre document intitulé compte de banque) est de 4500 €.

 

Et le compte de caisse est crédité..

bank

Après cette opération et l'écriture correspondante, il nous reste 2000 € en cash.

 

 

Une pause. Nous avons pour l'instant traité 10 transactions :

transactions

 

Il en reste encore neuf. Nous les traiterons dans la leçon suivante.

 

 

Un premier coup d'œil au stock.

Etant donné que nous appliquons les procédures comptables traditionnelles, durant l'exercice nous enregistrons tous les achats dans le "Compte d'achat".

Lors des régularisations de fin d'exercice, nous nous occuperons de calculer la valeur du stock à ce moment-là et la valeur (au prix d'achat pour nous) des biens effectivement vendus durant l'exercice.

Rien ne nous empêche cependant de jeter dès maintenant un coup d'œil au stock, c'est-à-dire aux biens à vendre encore dans nos actifs, et à l'évolution de leur inventaire :

evolution of inventory

 

Avant la transaction 5, nous n'avions rien en stock, aucun bien à vendre ; il fallait d'abord les acheter ! (Nous ne sommes pas à la Bourse, où il est possible de vendre quelque chose que l'on a pas. Ca s'appelle "vendre à découvert"..., en anglais "to sell short".)

Lors de la transaction 5, nous avons acheté 100 articles (à 40 € pièce). Donc le stock est devenu : 100 articles.

Ensuite, lors de la transaction 7, nous avons vendu 30 articles (à 100 € pièce). Après la transaction 7, le stock n'était alors plus que de 70 articles.

Le stock continuera à évoluer avec les transactions d'achat et de vente d'articles à venir. Nous l'examinerons dans la leçon suivante.

Nous verrons par ailleurs, dans la leçon 20, comment calculer le "coût d'achat des marchandises vendues", CAMV (en anglais, cost of goods sold, COGS) et la valeur finale du stock.

 

 

Exercices:

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