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Comptabilité générale

III. 12. Transactions et comptes (1) : principes généraux, et le paradoxe apparent du principe "valeur qui rentre = débit"

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Valeur qui entre et valeur qui sort. Nous avons vu comment enregistrer de la valeur qui entre dans l'entreprise et de la valeur qui en sort :

 

 

Dépenses courantes et dépenses en capital : dans l'exemple du fabricant de jouet nous avons distingué deux types de dépenses. Nous rappelons ici cette importante distinction. Elle sera précisée de manière plus formelle dans la leçon 18.

 

 

Règle. Dans les deux cas, la même règle s'applique :

de la valeur qui entre dans l'entreprise est un débit dans un certain compte

Si on a du mal à mémoriser cette règle, il suffit de se rappeler que quand nous voulions enregistrer une promesse de paiement à venir par un client, nous ne pouvions pas le faire dans la page de suivi de l'argent de l'entreprise sans causer toutes sortes de difficultés, alors nous avons créé une autre page nommée "page des débiteurs", et nous avons enregistré cette valeur entrant, de manière naturelle, dans une colonne intitulée "débit".

 

 

Chaque transaction consiste en deux mouvements :

Par exemple, la transaction "l'entreprise achète une machine et obtient un crédit de la part du fournisseur" est représentée comme ceci :

acquisition of a machine
une machine entre dans l'entreprise et au même moment
(c'est-à-dire à la même date) une promesse de paiement en sort

 

 

Comptabilité en partie double. On a maintenant amplement vu qu'une transaction donne lieu à deux écritures : une écriture de débit dans un compte, une écriture de crédit dans un autre.

Voilà pourquoi elle s'appelle la comptabilité en partie double.

La comptabilité en partie double enregistre des valeurs de nature diverse : du cash, des matières premières, des véhicules, des machines, du papier client, du travail, de l'occupation de locaux – c'est-à-dire la contrepartie du versement du loyer –, de l'électricité, des promesses de paiement, etc. Chaque transaction est un double mouvement d'entrée de valeur et de sortie de valeur.

Nous voyons maintenant aussi pourquoi c'est une comptabilité de valeur.

Elle est plus compliquée que la comptabilité en partie simple, qui ne s'occupe que d'un seul type de valeur : l'argent.

Mais cette comptabilité en partie double produit des informations beaucoup plus pertinentes et utiles pour les gestionnaires de l'entreprise que la comptabilité en partie simple.

 

 

L'enregistrement d'une transaction.

Avant les écritures dans les comptes, toutes les transactions sont d'abord notées chronologiquement dans le journal.

Puis chacune est enregistrée à proprement parler dans les comptes à l'aide de deux écritures : une écriture de débit dans un compte, et une écriture de crédit dans un autre compte. (Cette opération d'enregistrer dans deux comptes se dit en anglais "to post".)

 

 

La règle a l'air fausse ? Pourquoi la règle "de la valeur qui entre est un débit quelque part" est contre-intuitive et semble fausse ?

Réponse : Car vous et moi ne tenons pas de comptabilité personnelle en partie double. Nous sommes habitués à recevoir mensuellement un rapport de notre banque présentant l'état de "notre compte" en banque (ce qu'on appelle un extrait de compte) :

La règle "de la valeur qui entre est un débit quelque part" a l'air fausse !

Mais la banque ne nous envoie pas un extrait issu de notre système personnel de comptabilité en partie double (qui du reste généralement n'existe pas), mais un extrait de sa comptabilité, où l'intitulé d'un compte porte notre nom. Cet extrait de compte est le miroir de ce que serait notre "compte banque" dans notre comptabilité à nous si elle existait.

Quand nous "avons de l'argent à la banque", nous sommes créditeurs de la banque – nous lui avons prêté de l'argent ! Et quand nous ajoutons encore de l'argent dans notre compte à la banque, nous accroissons notre position de créditeur : le compte portant notre nom à la banque est crédité de cette somme.

 

 

Actif, passif, charges, produits. Ainsi dans le système comptable d'une entreprise (ou, dit plus simplement, dans sa comptabilité), il y aura un grand nombre de pages chacune enregistrant des entrées et des sorties de valeurs de même nature. Ces pages s'appellent des comptes. Ces comptes, servant à enregistrer des valeurs de même nature, sont classés en quatre types :

Nous verrons des définitions plus précises de ces quatre types de comptes dans la leçon 18. Ce sera d'ailleurs l'occasion de clarifier une source fréquente de confusion due à la terminologie : quand l'entreprise paie un salaire, c'est une transaction. Du cash sort de l'entreprise, c'est le salaire. Et quelque chose est entré dans l'entreprise, c'est du travail. De manière regrettable cependant le compte qui est débité s'appelle le compte des salaires, alors qu'en fait il comptabilise le travail reçu !

Par exemple, quand une entreprise emprunte 100 000 € à une banque, la transaction est représentée comme ceci :

loan

Les 100 000 €, mettons en cash, entreront en débit dans le compte de cash. Le compte de cash fait partie des "actifs" de l'entreprise, c'est-à-dire de ce qu'elle possède.

Et le contrat d'emprunt / prêt (emprunt pour l'entreprise, prêt pour la banque) sera comptabilisé comme un crédit dans le compte "emprunts bancaires" de l'entreprise. Cela fait partie du "passif" de l'entreprise, c'est-à-dire de ce que l'entreprise doit à quelqu'un ou une entité.

Note : de la confusion peut apparaître concernant la banque, si nous avons à la fois dans notre comptabilité un compte "banque" avec un peu d'argent dessus, et un compte "emprunts bancaires" enregistrant par exemple qu'on doit 100 000 € à une banque. En fait il s'agit de deux comptes tout à fait différents :

 

 

Disposition d'un compte. Tous les comptes ont la même configuration :

account

Les quatre colonnes sont : date, description, débit et crédit.

Les comptes établis par les logiciels comptables professionnels comportent parfois une première colonne à gauche de la date, où il y a aussi un code de nomenclature pour chaque entrée, ce qui donne cinq colonnes, mais cela ne nous concernera pas dans ce cours.

Lors de nos enseignements, on nous a parfois demandé si la comptabilité avec les comptes présentés comme ci-dessus était la même que la comptabilité avec des "comptes en T".

La réponse est oui :-)

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