Comptabilité générale
IV. 16. Enregistrement des écritures du journal dans les comptes (2)
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Nous poursuivons l'enregistrement de toutes les transactions de l'exercice que nous avons commencé dans la leçon précédente.
Toutes ces transactions sont présentées dans le mini logiciel de comptabilité que vous pouvez télécharger. Vous pouvez changer les valeurs, mais pas la liste des transactions – sauf à vous lancer dans des modifications importantes du tableur.
Nous avons déjà enregistré 10 transactions (surlignées en jaune). Il en reste neuf à enregistrer.
Transaction 11 : Nous (c'est-à-dire la boutique) envoyons un chèque à Deirdre (fournisseur de marchandises) de 1500 €.
C'est un paiement partiel, puisque nous lui devons 4000 €. On peut le voir immédiatement en regardant le compte de Deirdre dans le grand livre des comptes avant l'enregistrement de cette transaction :
Nous débitons le compte de Deirdre :
et nous créditons le compte de banque.
Souvent les paiements partiels sont effectués pour renforcer la confiance que le créancier à en nous. Cela nous permet de... lui passer une nouvelle commande à crédit.
Transaction 12 : Nous passons une nouvelle commande à Deirdre, d'un montant de 3000 € à crédit, pour davantage de marchandises que nous réceptionnons immédiatement.
Nous pouvons calculer un solde courant du compte de Deirdre. Nous additionnons tous les nombres dans la colonne débit pour obtenir un total des débits (1500 €), et tous les nombres dans la colonne crédit pour obtenir un total des crédits (7000 €). Le solde est dit "en crédit" pour un montant de 7000 - 1500 = 5500 €. C'est la somme que nous devons actuellement à Deirdre.
Transaction 13 : Nous vendons pour 3000 € d'articles comptant. C'est-à-dire que nous vendons 30 articles, à 100 € pièce, et que le client ou la cliente nous paie en espèces.
Observez que ceci ne crée aucune dette nouvelle envers nous. Donc il n'est pas nécessaire de noter qui nous paie puisque nous recevons du cash. Vous n'écrivez pas le nom du payeur sur le billet de 20 € qu'il vous donne. On demande au payeur de signer son paiement seulement quand il s'agit d'une promesse. (C'est une autre façon de comprendre la différence entre de la monnaie à cours légal et de la monnaie privée.)
En comptabilité analytique cependant nous voulons garder une trace de qui nous a acheté ces biens. Mais en compta générale ce n'est pas nécessaire.
Nous débitons le compte de caisse de 3000 €.
Et nous créditons le compte de ventes.
Transaction 14 : Une autre vente comptant, 1000€
Noter que le solde du compte de caisse est maintenant en débit de 6000 € (= 16000 - 10000).
Exercice : Pourquoi un compte de caisse ne peut jamais être en crédit ?
Transaction 15 : La boutique fait l'acquisition d'une machine à crédit auprès du fournisseur Jacques, 5000 €.
Nous débitons le compte des moyens de production (machines). (Rappelez-vous qu'en théorie nous avons une grande latitude dans la dénomination des comptes. Cependant plus tard nous verrons que le Plan comptable général donne des recommandations précises.)
Question : Aurions-nous l'argent à la banque si nous voulions payer Jacques par chèque ?
Réponse : Consultons notre compte de banque :
Nous voyons que le solde de notre compte de banque est de (8000 + 2000) - (1000 + 1500 + 3000 + 1500) = 3000 € en débit.
Cela signifie que nous n'avons que 3000 € à la banque.
Peu importe, car nous payons Jacques avec une promesse :
Transaction 16 : La boutique contracte un emprunt de 2000 € auprès d'une banque (ça peut être celle qui tient son compte courant, comme ça peut être une autre). La somme est versée directement sur le compte courant de l'entreprise auprès de sa banque habituelle.
Nous débitons (dans notre comptabilité) le compte banque.
Et nous créditons un nouveau compte intitulé "compte d'emprunts à long terme" (LT).
C'est une nouvelle dette de la boutique de Jean. Les Anglo-Saxons appellent cela "a debt" ou plus généralement "a liability".
L'emprunt devra être remboursé selon un échéancier spécifié dans le contrat de prêt / emprunt.
En outre, le contrat de prêt / emprunt inclut un taux d'intérêt. Par conséquent des intérêts, par exemple annuels, doivent être payés en proportion de la dette restant due.
Supposons, par simplicité, que le remboursement du capital ainsi que les intérêts à payer ne commencent que dans l'exercice suivant. Dans ce cas nous n'avons pas à nous soucier, dans l'exercice présent, de transactions supplémentaires qui seraient un début de remboursement ou le versement des premiers intérêts.
Transaction 17 : La boutique envoie à Jacques un chèque de 5000 € en réglement de ce qu'elle lui doit.
Etant donné que nous venons de recevoir un prêt bancaire de 2000 €, nous avons en banque exactement la somme pour couvrir le chèque.
Nous créditons notre compte de banque.
Après le chèque à Jacques, notre compte de banque est (temporairement) à zéro.
Rappelez-vous que durant le premier exercice, habituellement le banquier ne nous autorisera pas un découvert dans le compte que nous avons chez lui.
Et plus tard, quand il arrivera que nous soyons à découvert, c'est-à-dire que notre compte de banque (dans notre compta) soit en crédit (ou de manière équivalente quand le banquier verra dans sa comptabilité le compte portant notre nom en débit), nous devrons lui payer des agios.
Pour terminer la transaction, nous débitons le compte de Jacques :
Ceci apure le compte de Jacques, c'est-à-dire que son solde est à présent 0. Nous ne devons plus rien au fournisseur de machines.
Transaction 18 : Nous portons à la banque 5000 € car nous avons beaucoup de cash dans la caisse, et nous avons besoin de réapprovisionner notre compte en banque.
Maintenant nous avons 5000 € à la banque.
Et il nous reste 1000 € dans la caisse.
Transaction 19 : La boutique paie les salaires, 2500 € par chèque.
Nous débitons le compte des salaires.
Rappelez-vous que ce chiffre de 2500 € en débit dans le compte des salaires mesure en réalité la valeur du travail reçu qui est entré dans l'entreprise (pas l'argent qui est sorti).
Et nous créditons le compte de banque.
Le même chiffre de 2500 € est entré ici du côté crédit. Il mesure l'argent payé pour le travail, c'est-à-dire les salaires versés.
Prochaines étapes. Nous avons fini d'enregistrer toutes les transactions de l'exercice.
Dans la leçon suivante nous
- examinerons chaque compte du grand livre
- calculerons le solde de chaque compte
- préparerons la balance de fin d'exercice. C'est simplement un document contenant la liste des soldes de chaque compte.
Stock : Jetons un coup d'œil à l'évolution du stock (ou des stocks) de biens durant l'exercice
Durant l'exercice, nous avons acheté en tout 175 articles à 40 € pièce, et nous en avons vendu 70 à 100 € pièce.
Les 70 articles vendus correspondent aux ventes de 7000 €, que l'on peut vérifier dans le compte de ventes.
Par coincidence, nous avons acheté en tout pour 7000 € d'articles (= 175 items x 40 € pièce). Mais naturellement le coût d'achat des marchandises vendues n'est que de 70 items x 40 € = 2800 €.
Il nous reste à la fin de l'exercice un stock final de 105 articles, dont la valeur est 105 x 40 = 4200 € (valeur d'achat).
Ces calculs feront partie des régularisations de fin d'exercices que nous étudierons dans le chapitre V.
Après les régularisations, la balance "ajustée" ou "régularisée" s'appelle la balance finale.
Table des matières
Contact
Question : Pourquoi le compte de caisse ne peut jamais avoir un solde créditeur ?
Réponse : Car on ne peut pas avoir moins que zéro euros (en billets et pièces) dans la poche ou dans la caisse.
En revanche, il est possible, si le banquier nous l'autorise, d'être "négatif" c'est-à-dire "à découvert" à la banque, en d'autres termes que notre compte de banque (dans notre compta) soit créditeur.